Was ist eine Dienstreise?
Eine Dienstreise liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin aus beruflichen Gründen einen anderen Arbeitsort als den gewöhnlichen Arbeitsplatz aufsucht. Die Dauer kann von wenigen Stunden bis zu mehreren Tagen reichen, und die Reise kann sowohl innerhalb Deutschlands als auch ins Ausland führen.
Typische Anlässe sind Kundentermine, Meetings mit Geschäftspartnern oder Besprechungen mit Kolleginnen und Kollegen an anderen Standorten. Auch Messebesuche, Schulungen oder Weiterbildungen können eine Reise begründen. Entscheidend ist, dass die Reise im Interesse des Unternehmens erfolgt und nicht nur zufällig mit deren Tätigkeit zusammenhängt.
Was zählt nicht als Dienstreise?
Nicht jede Fahrt im Rahmen der Arbeit ist jedoch eine Dienstreise. Die tägliche Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsplatz gilt als normale Wegstrecke. Auch kurze Strecken innerhalb der Stadtgrenzen, beispielsweise ein Termin bei einem Kunden in der Nähe, werden als Dienstgang und nicht als Dienstreise gewertet. Wer eine private Reise unternimmt und dabei berufliche Termine wahrnimmt, kann ebenfalls nicht von einer Dienstreise sprechen – hier wird nur der geschäftliche Anteil berücksichtigt.
Gut zu wissen
Der Unterschied zwischen Dienstreise und Dienstgang: Ein Dienstgang ist ein kurzer Weg innerhalb der Gemeinde, z. B. zum Kunden nebenan. Eine Dienstreise geht darüber hinaus – zeitlich und räumlich.
Was gilt als Arbeitszeit auf einer Dienstreise?
Das Arbeitszeitgesetz legt fest, dass eine tägliche Arbeitszeit von acht Stunden nicht überschritten werden darf, in Ausnahmefällen sind bis zu zehn Stunden möglich. Doch wann genau zählt Reisezeit als Arbeitszeit?
- Öffentliche Verkehrsmittel während der Arbeitszeit: Bahn- oder Flugreisen während der regulären Arbeitszeit sind grundsätzlich Arbeitszeit.
- Firmenwagen oder privater Pkw: Fahrten gelten immer als Arbeitszeit, da der Arbeitnehmer aktiv an der Fahrt beteiligt ist.
- Anreisen außerhalb der Arbeitszeit: Nur dann Arbeitszeit, wenn der Arbeitgeber anordnet, dass während der Reise gearbeitet wird. Andernfalls gilt diese Zeit als Freizeit.
- Arbeit während der Reise: E-Mails beantworten oder Präsentationen vorbereiten wird unabhängig von der Tageszeit als Arbeitszeit gewertet.
- Vor-Ort-Termine: Meetings, Präsentationen oder Geschäftstreffen zählen selbstverständlich zur Arbeitszeit.
Wichtig
Besonders bei mehrtägigen Dienstreisen ist es wichtig, die Arbeitszeitregelungen einzuhalten. Auch wenn eine Reise zusätzliche Zeit beansprucht, darf die gesetzliche Höchstarbeitszeit nicht überschritten werden.
Wer übernimmt die Kosten?
In der Regel übernimmt der Arbeitgeber die Reisekosten. Dazu muss die oder der Mitarbeitende eine Reisekostenabrechnung einreichen, die mit Originalbelegen dokumentiert wird.
Erstattungsfähige Kosten im Überblick
- Fahrtkosten: Bahntickets, Flugtickets oder Kilometergeldpauschale (derzeit 30 Cent pro gefahrenem Kilometer).
- Verpflegungskosten: Verpflegungspauschale nach dem Bundesreisekostengesetz, ab einer Abwesenheit von mindestens acht Stunden.
- Übernachtungskosten: Sofern sie sich in einem angemessenen Rahmen bewegen. Viele Unternehmen haben interne Vorgaben zur Preiskategorie.
- Reisenebenkosten: Parkgebühren, Mautkosten oder Telefonkosten, sofern Belege vorliegen.
In vielen Fällen müssen Mitarbeitende die Kosten zunächst selbst auslegen und bekommen sie nachträglich erstattet. Einige Unternehmen stellen jedoch Dienstreisekreditkarten zur Verfügung, mit denen die Reisekosten direkt vom Unternehmen getragen werden.
Reisen ins Ausland: Besondere Vorschriften
Geschäftsreisen ins Ausland erfordern zusätzliche Planung, da hier besondere Vorschriften gelten. Besonders wichtig ist die A1-Bescheinigung für Dienstreisen in EU-Länder. Diese Bescheinigung bestätigt, dass die Sozialversicherungspflicht weiterhin im Heimatland besteht. Wer ohne diese Bescheinigung reist, riskiert Bußgelder.
Je nach Reiseziel sind weitere Formalitäten zu beachten, beispielsweise Visa- oder Einreisebestimmungen. Für einige Länder sind zudem besondere Impfungen erforderlich. Um Probleme zu vermeiden, sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter frühzeitig über notwendige Schritte informieren.
Ein weiteres Thema ist die Versicherung. In einigen Ländern ist eine zusätzliche Versicherung erforderlich, um im Krankheitsfall abgesichert zu sein. Unternehmen sollten hier klare Regelungen schaffen, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende im Notfall schnell Hilfe erhalten.
Wichtig
Die A1-Bescheinigung ist bei jeder Dienstreise innerhalb der EU Pflicht – auch bei Kurztrips von nur einem Tag. Bei Verstößen drohen empfindliche Bußgelder.
Steuerliche Absetzbarkeit von Dienstreisen
Wenn der Arbeitgeber nicht alle Kosten übernimmt, können Mitarbeitende die nicht erstatteten Beträge in der Steuererklärung geltend machen. Dies geschieht über die Anlage N der Steuererklärung.
Absetzbare Kosten
- Fahrtkosten: Pauschal mit 30 Cent pro Kilometer oder anhand nachgewiesener tatsächlicher Kosten.
- Verpflegungspauschale: Steuerlich geltend, sofern der Arbeitgeber sie nicht bereits erstattet hat.
- Übernachtungs- und Reisenebenkosten: Abzugsfähig, sofern mit Belegen nachgewiesen.
Für Selbstständige und Unternehmer gelten andere Regelungen. Sie können Reisekosten als Betriebsausgaben ansetzen und so ihre Steuerlast senken. Wichtig ist auch hier die vollständige Dokumentation der Kosten, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.
Pflichten des Arbeitgebers und Arbeitnehmers bei Dienstreisen
Pflichten des Arbeitgebers
- Notwendige Reisekosten erstatten
- Gesetzliche Arbeitszeitregelungen einhalten
- Klare Vorgaben zur Buchung von Hotels und Transportmitteln machen
Pflichten des Arbeitnehmers
- Geschäftsreisen ordnungsgemäß dokumentieren und alle Belege einreichen
- Interne Vorgaben zur Buchung einhalten
- Bonusmeilen aus dienstlich bezahlten Flügen für dienstliche Zwecke verwenden
Fazit
Dienstreisen sind ein wichtiger Bestandteil vieler Berufe, bringen aber auch zahlreiche organisatorische und rechtliche Fragen mit sich. Während die grundlegende Definition einer Dienstreise relativ einfach ist, gibt es zahlreiche Detailregelungen, die beachtet werden müssen.
Entscheidend ist insbesondere die Abgrenzung zwischen Arbeitszeit und Ruhezeit, da hierdurch die Vergütung beeinflusst wird. Auch die Erstattung von Reisekosten unterliegt klaren Vorgaben, die von Unternehmen und Arbeitnehmern gleichermaßen beachtet werden müssen.
Besonders bei internationalen Dienstreisen ist eine sorgfältige Planung erforderlich, um bürokratische Hürden und steuerliche Fallstricke zu vermeiden. Unternehmen sollten daher klare Richtlinien für Dienstreisen erstellen und ihre Mitarbeitenden über die geltenden Regelungen informieren. Wer sich frühzeitig mit den Vorgaben auseinandersetzt, kann nicht nur rechtliche Probleme vermeiden, sondern auch steuerliche Vorteile nutzen.
