Dienstplanung: Ein Leitfaden zu den Grundlagen und Fragen

Was versteht man unter Dienstplanung?

Die Dienstplanung beschreibt den Prozess des Erstellens eines Dienstplans. Ein Dienstplan ist ein Instrument der kurzfristigen Personalplanung, das jedem Arbeitnehmer eine bestimmte Arbeitszeit und einen Arbeitsort zuweist. Ziel ist es, den quantitativen und qualitativen Personalbedarf des Unternehmens zu decken.

In der Regel werden bei der Erstellung von Dienstplänen verschiedene Faktoren berücksichtigt:

• Rahmendienstplan: Hier werden allgemeine, abstrakte Kriterien festgelegt, die bei der Erstellung der einzelnen Dienstpläne aufgrund rechtlicher Bestimmungen oder einer Grundsatzentscheidung zu beachten sind.
• Tages- oder Wochendienstplan: Diese konkretisieren die Planung und enthalten detaillierte Angaben zu den Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter.

Ein Dienstplan ist mehr als nur eine Übersicht über Arbeitszeiten; er dokumentiert auch die tatsächlichen Arbeitsstunden und sorgt für Transparenz. Wichtige Informationen, die in einem Dienstplan enthalten sein sollten:

• Vor- und Nachname des Mitarbeiters
• Qualifikationen
• Sollarbeitszeit und Beschäftigungsgrad
• Nachweis und Übersicht für auszugleichende Feiertage sowie Überstunden
• Dienstplanzeitraum
• Erstellungsdatum und Unterschriften

SundaeOS: Digitale Unterstützung bei der Dienstplanung

Die Software SundaeOS bietet eine umfassende Lösung für das Onboarding und die Verwaltung aller Personalinformationen, die bei der Dienstplanung von großem Nutzen ist:

• Digitales Onboarding: Durch den digitalen Onboarding-Prozess wird der Einladungsprozess für neue Mitarbeiter*innen erheblich vereinfacht. Manager geben lediglich Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ein, und das System generiert automatisch einen Einladungslink und verschickt eine Willkommens-Mail. Dies reduziert den administrativen Aufwand und ermöglicht eine schnellere Einarbeitung.
• Verwaltung aller Personal-Infos: SundaeOS speichert alle relevanten Stammdaten der Mitarbeiter, darunter Kontaktinformationen, Qualifikationen und Lohnstufen, zentral. Dadurch haben Manager jederzeit einen Überblick über die Qualifikationen ihrer Mitarbeiter und können diese effizient bei der Schichtplanung einsetzen.

Ist ein Dienstplan rechtlich bindend?

Ja, ein Dienstplan ist rechtlich bindend. Er stellt eine Urkunde dar, in der die vereinbarten Arbeitszeiten und -orte dokumentiert sind. Änderungen oder Korrekturen am Dienstplan müssen dokumentiert werden, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Dies bedeutet, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer an die im Dienstplan festgelegten Arbeitszeiten gebunden sind, solange keine gesetzlichen oder tariflichen Regelungen dagegen sprechen.

Es ist wichtig zu beachten, dass Dienstpläne unter Berücksichtigung der Arbeitszeitgesetze, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen erstellt werden müssen. Diese rechtlichen Rahmenbedingungen schützen die Rechte der Arbeitnehmer und stellen sicher, dass ihre Arbeitszeiten fair und angemessen sind.

Kann ich einen Dienstplan ablehnen?

Die Ablehnung eines Dienstplans ist grundsätzlich möglich, allerdings hängt dies von den Umständen ab. Ein Mitarbeiter kann einen Dienstplan ablehnen, wenn:

• Erhebliche Abweichungen von den vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten: Wenn die im Dienstplan festgelegten Zeiten erheblich von den im Arbeitsvertrag vereinbarten Zeiten abweichen, kann der Mitarbeiter die Ablehnung geltend machen.
• Rechtliche oder gesundheitliche Gründe: Wenn ein Mitarbeiter aus rechtlichen oder gesundheitlichen Gründen (z. B. aufgrund von Krankheit oder einer gesetzlichen Regelung) nicht in der Lage ist, zu den festgelegten Zeiten zu arbeiten.
• Unzureichende Vorankündigung: Wenn der Dienstplan nicht rechtzeitig bekannt gegeben wurde, sodass der Mitarbeiter nicht ausreichend Zeit hatte, sich darauf einzustellen.

SundaeOS: Unterstützung bei der Schichtplanung

Mit SundaeOS wird die Schichtplanung deutlich vereinfacht. Die Software bietet eine visuelle Wochenübersicht, in der die Schichten pro Tag angezeigt werden. Manager können Schichten per Drag & Drop zuweisen und das System prüft automatisch, ob die Schicht noch freie Plätze hat und ob die Person qualifiziert ist. Diese intuitive Bedienung reduziert den Aufwand und minimiert Fehler.

Darüber hinaus unterstützt die Software auch die Planung von Schichtwiederholungen und ermöglicht es, individuelle Änderungen vorzunehmen, ohne die gesamte Planung zu beeinträchtigen. Das macht die Planung nicht nur effizienter, sondern auch flexibler.

6 Tipps für die Dienstplanung

Eine effektive und strukturierte Dienstplanung kann eine Herausforderung sein. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen können, einen gut strukturierten und fairen Dienstplan zu erstellen:

1. Berücksichtigen Sie die Mitarbeiterwünsche: Führen Sie Umfragen oder Gespräche mit Ihren Mitarbeitern durch, um deren Präferenzen und Wünsche bezüglich der Arbeitszeiten zu erfahren. Dies fördert die Mitarbeiterzufriedenheit und hilft Ihnen, den Dienstplan flexibler zu gestalten.
2. Planen Sie rechtzeitig: Erstellen Sie den Dienstplan frühzeitig, um den Mitarbeitern ausreichend Zeit zu geben, sich auf ihre Arbeitszeiten einzustellen. Eine rechtzeitige Bekanntgabe erhöht die Akzeptanz des Plans.
3. Nutzen Sie Softwaretools: Der Einsatz geeigneter Software für die Dienstplanung kann den Prozess erheblich vereinfachen. SundaeOS bietet eine umfassende Lösung, die das Erstellen von Dienstplänen effizient und transparent gestaltet.
4. Berücksichtigen Sie gesetzliche Vorgaben: Stellen Sie sicher, dass der Dienstplan mit den gesetzlichen Arbeitszeitvorschriften und etwaigen Tarifverträgen in Einklang steht. Dies schützt nicht nur die Rechte der Arbeitnehmer, sondern minimiert auch rechtliche Risiken.
5. Flexibilität einplanen: Bauen Sie Pufferzeiten ein und berücksichtigen Sie mögliche Abwesenheiten (z. B. durch Krankheit oder Urlaub). Eine flexible Planung ermöglicht es Ihnen, auf unvorhergesehene Ereignisse schnell reagieren zu können.
6. Feedback einholen: Nach der Implementierung des Dienstplans sollten Sie Feedback von Ihren Mitarbeitern einholen, um mögliche Verbesserungen zu identifizieren.

Fazit

Die Dienstplanung ist ein essentielles Werkzeug für die Personalorganisation in Unternehmen. Sie sorgt für die effiziente Zuteilung von Arbeitszeiten und -orten, berücksichtigt jedoch auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter. Ein Dienstplan ist rechtlich bindend und sollte mit einem Blick auf die geltenden gesetzlichen und tariflichen Rahmenbedingungen erstellt werden.

Die Möglichkeit, einen Dienstplan abzulehnen, hängt von verschiedenen Faktoren ab, weshalb eine offene Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer unerlässlich ist. In der heutigen Arbeitswelt, geprägt von Fachkräftemangel und einem wachsenden Bedürfnis nach Flexibilität, ist eine mitarbeiterorientierte Dienstplanung ein entscheidender Faktor für erfolgreiches Recruiting und Personalmarketing.