Arbeitszeiterfassung: Pflicht, Berechnung und digitale Lösungen

Warum ist die Arbeitszeiterfassung wichtig?

Die korrekte Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten bringt Vorteile für alle Beteiligten:

• Arbeitgeber erhalten einen genauen Überblick über die Einhaltung gesetzlicher Pausen- und Ruhezeiten.
• Arbeitnehmer*innen können sicherstellen, dass ihr Lohn korrekt abgerechnet und Überstunden ordnungsgemäß erfasst werden.
• Unternehmen können durch eine transparente Zeiterfassung effizienter planen und unnötige Mehrkosten vermeiden.

Digitale Systeme, wie beispielsweise SundaeOS, unterstützen die nahtlose Integration dieses Prozesses. Moderne Softwarelösungen erfassen Arbeitszeiten in Echtzeit, ermöglichen eine schnelle Übersicht der An- und Abwesenheiten und übernehmen die erfassten Daten automatisch in die Monatsberichte.

Wann wird die Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Bis Mai 2019 waren Unternehmen in Deutschland nur verpflichtet, Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit zu dokumentieren. Doch mit dem EuGH-Urteil von 2019 wurde festgelegt, dass Arbeitszeiten in einem verlässlichen, objektiven und zugänglichen System erfasst werden müssen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) bestätigte 2022 diese Pflicht für alle Arbeitgeber und legte Eckpunkte zur Umsetzung fest:

• Erfassung von Beginn, Ende, Dauer der Arbeitszeiten sowie Pausen und Überstunden.
• Delegation an Mitarbeiter*innen ist möglich, jedoch unter Kontrolle des Arbeitgebers.
• Digitale oder analoge Aufzeichnungssysteme, die bestimmte Kriterien erfüllen müssen.

Wie wird die Zeiterfassung berechnet?

Die Arbeitszeiterfassung erfolgt auf Basis der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden, wobei Pausenzeiten und Ruhezeiten nicht zur Arbeitszeit zählen. Digitale Lösungen bieten eine automatische Berechnung der Soll- und Ist-Stunden und heben etwaige Abweichungen hervor.

Funktionen moderner Zeiterfassungslösungen

Digitale Systeme bieten zahlreiche nützliche Funktionen zur Optimierung der Arbeitszeiterfassung. Ein Beispiel für eine digitale Lösung ist SundaeOS, das die folgenden Funktionen bietet:

• Digitale Stempeluhr: Mitarbeitende stempeln sich per Browser oder Tablet ein und aus.
• Echtzeit-Übersicht: Manager haben eine Übersicht darüber, wer anwesend ist oder sich bereits abgemeldet hat.
• Automatische Monatsberichte: Alle erfassten Zeiten werden direkt ins System übernommen, sodass keine manuelle Erfassung notwendig ist.
• Korrekturanträge: Falls Arbeitszeiten nachträglich angepasst werden müssen, können Mitarbeitende Korrekturanträge stellen, die vom Manager freigegeben werden.

Gängige Modelle zur Arbeitszeiterfassung

Je nach Unternehmensgröße, Branche und Digitalisierungsgrad gibt es verschiedene Methoden zur Zeiterfassung:

• Stationäre Systeme: Terminals mit Karten, Chips oder Fingerabdrucksensoren.
• Stempeluhr: Eine klassische Methode, die zunehmend durch digitale Lösungen ersetzt wird.
• Manuelle Aufzeichnung: Mitarbeitende notieren ihre Arbeitszeiten auf Stundenzetteln.
• Digitale Systeme: Moderne Softwarelösungen bieten eine vollautomatische, revisionssichere Erfassung.

Vorteile der digitalen Zeiterfassung

Digitale Zeiterfassungslösungen bieten zahlreiche Vorteile:

• Effizientes Personalmanagement: Überstunden werden automatisch erkannt, und Overtime-Alarme warnen bei Überschreitungen.
• Automatisierte Integration: Arbeitszeiten werden direkt in Monatsberichte übernommen, was Doppelarbeit und Fehler reduziert.
• Einfache Abwesenheitsverwaltung: Urlaubs- und Krankmeldungen können digital beantragt und genehmigt werden.
• Höhere Transparenz: Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten jederzeit einsehen und bei Bedarf Korrekturen beantragen.

Fazit

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland mittlerweile gesetzlich verankert. Unternehmen sollten auf digitale Lösungen umsteigen, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und eine rechtssichere Dokumentation zu gewährleisten. Lösungen wie SundaeOS bieten eine digitale Plattform, die nicht nur die Zeiterfassung erleichtert, sondern auch das gesamte Personalmanagement effizienter gestaltet.