1. Planung als Grundlage: Café-Konzept und Businessplan
Bevor du tief in die Kostenkalkulation einsteigst, solltest du ein solides Café-Konzept erstellen und dieses in einem Businessplan festhalten. Dieser hilft dir nicht nur dabei, deine Idee strukturiert zu prüfen, sondern ist auch eine Grundvoraussetzung für mögliche Finanzierungen, z. B. Bankdarlehen oder Fördermittel.
Dein Businessplan sollte folgende Punkte umfassen:
- Geschäftsidee und Zielgruppe
- Standortanalyse und Wettbewerb
- Preisstrategie und Einnahmequellen
- Finanzplan: Startkapital, laufende Kosten und Umsatzprognose
2. Gründungs- und Investitionskosten
Zu den anfänglichen Kosten gehören einmalige Ausgaben, die nötig sind, bevor du dein Café eröffnen kannst. Die wichtigsten Posten:
a) Location und Miete
Die Wahl des Standorts ist essenziell, aber auch teuer. Kostenpunkte:
- Miete oder Pacht
- Renovierungs- und Umbaumaßnahmen
- Maklergebühren oder Ankaufskosten (falls du kaufst)
b) Inneneinrichtung und Ausstattung
Die Atmosphäre deines Cafés ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg. Hierfür benötigst du:
- Möbel (Tische, Stühle, Theken)
- Dekoration und Geschirr
- Küchengeräte (Kaffeemaschinen, Kaffeemühlen, Kühlschränke, etc.)
c) Software und Kassensysteme
Ein modernes Kassensystem ist ein Muss – nicht nur, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Mit einem System wie SundaeOS kannst du zudem alle Erträge aus verschiedenen Quellen (z. B. Café-Standorte, Lieferdienste wie Wolt oder Lieferando) zentral erfassen und verwalten. So behältst du die Übersicht und kannst Finanzdaten unkompliziert mit Steuerberatern oder Finanzbehörden teilen.
d) Marketing
Schon vor der Eröffnung solltest du auf dein Café aufmerksam machen. Kostenpunkte:
- Branding (Logo, Flyer, Leuchtreklame)
- Digitale Werbung (Webseite, Social Media)
- Eröffnungsevents und Promotions
Tipp
Investiere von Anfang an in ein gutes Kassensystem und digitale Verwaltungstools. Die Zeitersparnis und Transparenz machen sich schnell bezahlt.
3. Laufende Kosten: Was kommt jeden Monat auf dich zu?
Auch nach der Eröffnung fallen monatlich laufende Kosten an, die du einkalkulieren musst.
a) Personalkosten
Personal ist oft einer der größten Kostenfaktoren. Plane ein:
- Gehälter (inkl. Mindestlohn und Sozialabgaben)
- Dein eigenes Gehalt
- Kosten für Personalmarketing und Fortbildungen
b) Wareneinsatz
Die Kosten für Lebensmittel und Getränke hängen von deinem Angebot ab. Tipp: Beginne mit einem kleineren Sortiment, um Verluste durch überschüssige Ware zu minimieren.
c) Fixkosten
Diese wiederkehrenden Kosten solltest du nicht vergessen:
- Miete und Nebenkosten (Strom, Wasser, Gas)
- Versicherungen (z. B. Betriebshaftpflicht, Inventarversicherung)
- Kreditraten, falls du Fremdkapital nutzt
- Gebühren für Zahlungsdienstleister (z. B. Kreditkartengebühren)
Wichtig
Personalkosten sind in der Gastronomie oft der größte Posten. Mit SundaeOS planst du Dienstpläne kostenoptimiert und behältst Überstunden sowie Personalkosten in Echtzeit im Blick.
4. Finanzverwaltung mit SundaeOS: Effizient und transparent
Die Verwaltung der Finanzen kann eine große Herausforderung sein, insbesondere wenn Einnahmen aus verschiedenen Quellen kommen. Hier kann SundaeOS helfen:
- Ertragsübersicht: Verknüpfe dein Kassensystem und andere Verkaufskanäle wie Lieferdienste. Alle Einnahmen werden zentral gesammelt.
- Steuervereinfachung: Daten können einfach für Steuerberater oder das Finanzamt exportiert werden.
- Transparenz: Durch eine klare Übersicht erkennst du sofort, wie profitabel dein Café ist.
5. Unerwartete Kosten: Risikopuffer einplanen
Gründer unterschätzen oft den Kapitalbedarf. Plane daher einen Puffer von etwa 20 % zusätzlich zu deinen kalkulierten Kosten ein. Dieser hilft dir bei:
- Anlaufschwierigkeiten
- Saisonalen Schwankungen (Sommer- oder Winterloch)
- Unvorhergesehenen Ausgaben (z. B. Reparaturen)
6. Rechnet sich dein Café-Konzept?
Neben der Kalkulation der Kosten ist es wichtig, die Umsatzprognose realistisch einzuschätzen. Berechne:
- Wie viel du verkaufen musst, um deine Kosten zu decken.
- Wie sich Zusatzangebote (z. B. Events oder Catering) auf deinen Umsatz auswirken könnten.
Mit Tools wie SundaeOS kannst du nicht nur deine Erträge verfolgen, sondern auch analysieren, welche Produkte besonders schnell verkauft werden und wo es Optimierungspotenzial gibt.
Tipp
Nutze die Echtzeit-Kostenanzeige von SundaeOS, um Personalkosten pro Schicht zu überwachen und die Rentabilität deines Cafés laufend zu optimieren.
Fazit: Mit der richtigen Planung zum Erfolg
Die Eröffnung eines Cafés ist eine spannende, aber auch kostenintensive Herausforderung. Ein realistischer Finanzplan hilft dir, dein Konzept auf Herz und Nieren zu prüfen und Risiken zu minimieren.
Tools wie SundaeOS unterstützen dich dabei, deine Finanzen transparent und effizient zu verwalten – damit du dich auf das konzentrieren kannst, was wirklich zählt: Deinen Gästen ein unvergessliches Café-Erlebnis zu bieten.
Empfehlung
Starte mit SundaeOS, um Dienstplanung, Zeiterfassung und Kostenübersicht für dein Café von Anfang an digital und effizient zu gestalten.
