Die drei Onboarding Phasen: Der Weg zu einer erfolgreichen Mitarbeitereinführung

1. Onboarding Phase: Preboarding – Der Start vor dem ersten Arbeitstag

Die Preboarding-Phase beginnt mit der Vertragsunterzeichnung und endet mit dem ersten Arbeitstag. Diese Onboarding Phase legt den Grundstein für eine positive Candidate Experience und zeigt, dass das Unternehmen professionell und engagiert ist.

Ziele der Preboarding-Phase

• Sicherstellen, dass alle organisatorischen und administrativen Aufgaben abgeschlossen sind.
• Schaffung eines positiven ersten Eindrucks und frühzeitige Bindung an das Unternehmen.

Wichtige Maßnahmen

• Bereitstellung von Informationen: Sende Unternehmensleitbild, Organigramm, Einarbeitungsplan und eine Begrüßungsmappe mit relevanten Informationen. Über digitale Tools wie SundaeOS wird dies beschleunigt, da Arbeitnehmer:innen diese Informationen über ihren Zugang einsehen können.
• Einrichtung des Arbeitsplatzes: Stelle sicher, dass Schreibtisch, Arbeitsmittel, IT-Zugänge und E-Mail-Konten eingerichtet sind.
• Benennung eines Ansprechpartners: Ernenne eine Patin oder einen Paten, der Fragen beantworten und Unterstützung bieten kann.
• Organisatorische Vorbereitung: Sammle notwendige Unterlagen (z. B. Sozialversicherungsnachweis) und plane Schulungen. Dieser Prozess kann ebenfalls durch SundaeOS beschleunigt werden, da neue Mitarbeiter:innen dort alle wichtigen Dokumente hochladen und speichern können.
• Persönliche Begrüßung: Versende ein Willkommensschreiben und lade neue Mitarbeitende zu Firmenveranstaltungen oder Schulungen vor Arbeitsbeginn ein.

2. Onboarding Phase: Orientierung – Die ersten Wochen im Unternehmen

Die Orientierungsphase umfasst die Zeit vom ersten Arbeitstag bis ungefähr zum dritten Monat. In dieser Zeit sollen neue Mitarbeitende ihre Aufgaben verstehen, das Unternehmen kennenlernen und sich sozial integrieren.

Ziele der Orientierungsphase

• Einführung in die Rolle, die Arbeitsabläufe und die Unternehmenskultur.
• Aufbau von sozialen Kontakten im Team.

Wichtige Maßnahmen

• Willkommenskultur etablieren: Begrüßung durch das Team, Überreichen eines Willkommenspakets und Vorstellung bei den Kolleg:innen.
• Einführung in die Aufgaben: Stellenbeschreibung, Leitfäden und erste Aufgaben erläutern. SundaeOS bietet hierfür, durch ein integriertes Trainingsprogramm mit Stufensystem, die optimale digitale Unterstützung.
• Feedbackgespräche: Klärung gegenseitiger Erwartungen und regelmäßige Updates mit der Führungskraft.
• Orientierung im Unternehmen: Rundgang durch die Räumlichkeiten, Einführung in Sicherheitsvorschriften und Vorstellung der Arbeitsprozesse.
• Teambuilding: Gemeinsame Mittagessen oder kleine Team-Events erleichtern die soziale Integration.

3. Onboarding Phase: Integration – Ankommen und Mitgestalten

Die Integrationsphase dauert vom dritten bis zum zwölften Monat. In dieser letzten Onboarding Phase sollten neue Mitarbeitende zunehmend selbstständig arbeiten und sich aktiv in Projekte und das Team einbringen.

Ziele der Integrationsphase

• Vollständige Eingliederung in das Unternehmen.
• Förderung der Eigeninitiative und Weiterbildung.

Wichtige Maßnahmen

• Workshops und Schulungen: Angebote zur Vertiefung von Wissen und zur Entwicklung neuer Kompetenzen.
• Netzwerk aufbauen: Mitarbeit in Projekten und Arbeitsgruppen sowie Teilnahme an Unternehmensveranstaltungen. Hierbei unterstützt SundaeOS die einfache und schnelle Vernetzung der Mitarbeiter zur Schicht- und Terminplanung.
• Teambuilding intensivieren: Betriebsausflüge oder gemeinsame Aktivitäten stärken den Zusammenhalt.
• Fortlaufendes Feedback: Regelmäßige Gespräche mit der Führungskraft helfen, Ziele und Fortschritte zu reflektieren.
• Strategische Einführung: Vermittlung der Unternehmensziele und der strategischen Ausrichtung, um das "große Ganze" zu verstehen.

Checkliste: 10 Dinge, die du während der Onboarding Phasen beachten solltest

1. Bereitstellung eines vollständigen Arbeitsplatzes: Schreibtisch, IT-Ausrüstung, Zugangsdaten und Materialien müssen am ersten Tag bereitstehen.
2. Klare Ansprechpartner: Ernenne eine Patin oder einen Paten, um Fragen zu klären und den Einstieg zu erleichtern.
3. Kommunikation der Unternehmenskultur: Vermittle Werte, Visionen und das "Warum" hinter der Unternehmensmission.
4. Erstellung eines individuellen Einarbeitungsplans: Plane erste Aufgaben und Ziele klar und strukturiert.
5. Frühzeitige Information: Sende vorab eine Begrüßungsmappe mit relevanten Informationen.
6. Willkommenskultur etablieren: Gestalte den ersten Arbeitstag besonders, z. B. mit einem Rundgang und einem gemeinsamen Mittagessen.
7. Regelmäßige Feedbackgespräche: Kläre gegenseitige Erwartungen und besprich Fortschritte.
8. Soziale Integration fördern: Organisiere Teamevents oder Buddy-Programme, um Kontakte zu fördern.
9. Schulungen frühzeitig planen: Organisiere alle notwendigen Weiterbildungen, um Wissen und Fähigkeiten schnell aufzubauen.
10. Kontinuierliche Optimierung: Hole regelmäßig Feedback ein, um den Onboarding-Prozess zu verbessern.

Fazit

Ein gut durchdachter Onboarding-Prozess, der die Onboarding Phasen Preboarding, Orientierung und Integration umfasst, ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Mitarbeitereinführung. Mit klaren Strukturen, gezielter Kommunikation und einer ausgeprägten Willkommenskultur sorgst du dafür, dass neue Kolleg:innen sich schnell wohlfühlen, produktiv arbeiten und langfristig bleiben.

Eine durchdachte Checkliste hilft dabei, keinen Schritt zu übersehen und das Onboarding effektiv und nachhaltig zu gestalten. Besonders gut unterstützt wird dieser Vorgang außerdem durch digitale Tools wie SundaeOS.