Montag, 16. Juni 2025
Wie man mithilfe von Wetterdaten die Personalplanung optimiert – Ein Beispiel aus dem Eiscafé
Die Personalplanung ist für viele Unternehmen eine Herausforderung – besonders für saisonale Betriebe wie Eisdielen, Biergärten oder Strandcafés. Während an einem regnerischen Tag kaum Gäste kommen, kann bei strahlendem Sonnenschein plötzlich Hochbetrieb herrschen. Wer zu viele Mitarbeitende eingeplant hat, zahlt unnötige Personalkosten. Sind zu wenige vor Ort, drohen lange Wartezeiten und unzufriedene Gäste.
Die Lösung? Wetterdaten in die Personalplanung integrieren. Moderne digitale Systeme ermöglichen es, das Wetter in Echtzeit zu berücksichtigen und die Dienstpläne entsprechend anzupassen. In diesem Artikel zeigen wir, wie ein Eiscafé durch smarte Personalplanung auf Wetterumschwünge reagieren kann.
1. Warum das Wetter in der Personalplanung so wichtig ist
Eiscafés sind stark wetterabhängig:
Sonnige Tage: Viele Gäste kommen spontan vorbei, bleiben länger und konsumieren mehr.
Regen oder Kälte: Die Gästezahl sinkt drastisch, und das Geschäft läuft oft auf Sparflamme.
Unbeständiges Wetter: Wechselt das Wetter plötzlich, kann sich das Gästeaufkommen innerhalb von Stunden ändern.
Ohne eine datenbasierte Planung bedeutet das entweder zu hohe Personalkosten (zu viele Mitarbeitende im Dienst) oder Überforderung des Teams (zu wenig Personal bei Hochbetrieb).
2. Wettervorhersagen gezielt für die Schichtplanung nutzen
Die Wettervorhersage hilft dabei, den Personalbedarf besser einzuschätzen. Besonders wichtig sind dabei:
Temperatur: Über 20 Grad steigt die Besuchsrate in der Regel deutlich an.
Sonnenscheindauer: Je mehr Sonnenstunden, desto höher der Gästeandrang.
Niederschlagswahrscheinlichkeit: Regen sorgt oft für einen Rückgang der Kundenzahl.
Windstärke: Starker Wind kann Gäste davon abhalten, draußen zu sitzen.
Beispiel: Ein typischer Frühlingstag in der Eisdiele
Angenommen, für den nächsten Tag wird folgendes Wetter prognostiziert:
Vormittag (10–13 Uhr): Bedeckt, 15 Grad, 40 Prozent Regenwahrscheinlichkeit
Nachmittag (13–18 Uhr): Sonnig, 22 Grad, kein Regen
Abend (18–21 Uhr): Leicht bewölkt, 18 Grad
Basierend auf diesen Daten könnte die Personalplanung so aussehen:
Vormittag: Nur eine Person für den Thekenservice und eine für die Küche eingeteilt
Nachmittag: Zwei zusätzliche Mitarbeitende ab 13 Uhr eingeplant, da mit hohem Andrang zu rechnen ist
Abend: Eine Person reduziert, da weniger Gäste erwartet werden
Dank dieser flexiblen Anpassung spart das Café Personalkosten in schwachen Zeiten und hat genug Personal, wenn der Andrang steigt.
3. Echtzeit-Wetterdaten und kurzfristige Anpassungen
Nicht jede Wettervorhersage trifft zu hundert Prozent ein. Deshalb ist es sinnvoll, die tatsächlichen Wetterdaten in Echtzeit zu beobachten.
Wie das helfen kann:
Plötzlicher Wetterumschwung: Wird ein sonniger Tag doch bewölkt, kann eine zusätzliche Schicht storniert oder Mitarbeitende früher nach Hause geschickt werden.
Unverhoffter Sonnenschein: Steigt die Temperatur überraschend stark, kann man kurzfristig Personal nachbesetzen.
Live-Benachrichtigungen: Moderne Systeme können Managerinnen und Manager per Push-Nachricht warnen, wenn sich das Wetter ändert, damit sie reagieren können.
Digitale Schichtplanungs-Tools wie Sundae OS ermöglichen eine flexible Personaleinteilung, sodass kurzfristige Anpassungen leicht umzusetzen sind. Mitarbeitende können über eine App schnell über Änderungen informiert werden.
4. Smarte Personalplanung mit Sundae OS
Gerade für saisonale Betriebe ist es entscheidend, dass Schichtpläne flexibel und effizient gestaltet werden. Sundae OS unterstützt Gastronomiebetriebe dabei, ihre Personalplanung dynamisch an Wetterveränderungen anzupassen. Das System bietet eine Wochenübersicht mit Drag-and-Drop-Funktion, sodass Schichten schnell verschoben oder angepasst werden können. Zudem lassen sich automatische Schichtwiederholungen einrichten, die je nach Wetterlage einfach angepasst werden können.
Ein weiterer Vorteil ist die Mitarbeiter-Self-Service-Funktion: Mitarbeitende können selbst angeben, wann sie verfügbar sind oder Schichten tauschen, falls sich das Wetter kurzfristig ändert. Dadurch reduziert sich der Planungsaufwand für Manager erheblich, und das Team bleibt flexibel. Zudem hilft die integrierte Personalkostenanalyse, die Auswirkungen von Personaleinsätzen in Echtzeit zu überwachen, sodass unnötige Kosten vermieden werden.
Sundae OS macht es also möglich, nicht nur Wetterdaten in die Personalplanung einzubeziehen, sondern auch den gesamten Prozess effizienter und transparenter zu gestalten – ein großer Vorteil für alle Gastronomiebetriebe, die wetterabhängig arbeiten.
5. Langfristige Auswertung: Wettertrends und Umsatzprognosen
Neben der kurzfristigen Planung kann ein Eiscafé auch langfristige Wettertrends analysieren.
Wichtige Fragen, die Daten beantworten können:
An welchen Temperaturen ist der Andrang am höchsten?
Wie stark beeinflusst Regen den Umsatz?
Welche Wochentage sind wetterunabhängig gut besucht?
Wie entwickeln sich die Gästezahlen im Vergleich zu den Wetterdaten des Vorjahres?
Solche Daten helfen dabei, langfristige Personalstrategien zu entwickeln. Beispielsweise könnte ein Café in besonders heißen Monaten gezielt Aushilfen einstellen oder an Regentagen Sonderaktionen planen, um Gäste anzulocken.
6. Fazit: Wetterdaten machen die Personalplanung effizienter
Durch die Integration von Wettervorhersagen und Echtzeitdaten in die Schichtplanung können saisonale Betriebe wie Eiscafés:
Personalkosten senken, indem sie Überbesetzung vermeiden
Mitarbeitende effizient einsetzen, ohne das Team zu überlasten
Flexibel auf spontane Wetteränderungen reagieren
Langfristige Trends analysieren und bessere Entscheidungen treffen
Mit modernen digitalen Planungstools wie Sundae OS lassen sich Wetterdaten in Echtzeit abrufen und automatische Schichtanpassungen vornehmen – eine smarte Lösung für Betriebe, die wetterabhängig arbeiten.
Wer Wetterdaten clever nutzt, kann die Personalplanung deutlich optimieren – und sorgt gleichzeitig für zufriedene Gäste und Mitarbeitende.
