Digitale Personalakte – Effiziente Personalverwaltung durch Digitalisierung
Die Digitalisierung verändert die Arbeitswelt grundlegend, und auch die Personalverwaltung wird davon beeinflusst. Eine digitale Personalakte ersetzt die herkömmliche Papierakte und ermöglicht eine zentrale und effiziente Verwaltung aller relevanten Personaldaten. Doch was gehört in eine digitale Personalakte? Welche Vorteile bietet sie? Und welche Ablagesysteme gibt es? In diesem Artikel beantworten wir diese Fragen und zeigen, warum sich der Umstieg lohnt.
Was gehört in eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte enthält alle relevanten Dokumente eines Mitarbeiters, die für das Personalmanagement erforderlich sind. Wichtig ist, dass der Arbeitnehmer jederzeit Einblick in seine Akte nehmen kann – ein Recht, das in § 83 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) verankert ist.
Typische Inhalte einer digitalen Personalakte:
Vertragsunterlagen: Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarungen, Vertragsänderungen
Stammdaten: Name, Geburtsdatum, Anschrift, Steuer-ID, Bankverbindung
Karriere- und Beschäftigungsinformationen: Bewerbungsunterlagen, Arbeitszeugnisse, Beförderungen
Vergütungsdaten: Gehaltsabrechnungen, Boni, Prämien
Abwesenheitsmanagement: Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Elternzeit
Weiterbildungsnachweise: Teilnahmebescheinigungen, Zertifikate
Rechtliche Dokumente: Datenschutzvereinbarungen, Arbeitsschutzbelehrungen
Disziplinarische Maßnahmen: Abmahnungen, Protokolle von Mitarbeitergesprächen
Beendigungsdokumente: Kündigungsschreiben, Austrittsdokumentationen
Welche Dokumente dürfen nicht in die Personalakte?
Laut Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dürfen bestimmte private oder sensible Daten nicht in der digitalen Personalakte gespeichert werden. Dazu gehören:
Politische oder religiöse Überzeugungen
Detaillierte Gesundheitsdaten (z. B. Diagnosen)
Genetische oder biometrische Daten
Daten zur sexuellen Orientierung
Gerichts- oder Strafregisterauszüge
Private E-Mails oder Social-Media-Beiträge
Ein modernes Dokumentenmanagementsystem wie Sundae OS bietet dabei eine übersichtliche und transparente Darstellung aller Personalakten.
Welche Vorteile bietet die digitale Personalakte?
Der Wechsel von der Papierakte zur digitalen Lösung bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
1. Höhere Effizienz und Zeitersparnis
Mitarbeiter der Personalabteilung können Dokumente schneller finden, aktualisieren und verwalten, ohne lange in Aktenordnern suchen zu müssen.
2. Kostenersparnis
Weniger Papier, Druckkosten und Lagerfläche bedeuten langfristige Einsparungen. Zudem sinken Verwaltungskosten durch automatisierte Prozesse.
3. Revisionssicherheit und Compliance
Alle Änderungen werden protokolliert, sodass eine rechtssichere und nachvollziehbare Dokumentation entsteht.
Mit Sundae OS können alle Änderungen automatisch versioniert werden. So bleibt die gesamte Bearbeitungshistorie erhalten, was besonders wichtig für Audits und rechtliche Nachweise ist.
4. Verbesserte Datensicherheit
Durch Zugriffsrechte, Verschlüsselung und Backups sind sensible Daten besser geschützt als in einer physischen Akte.
Hier setzt Sundae OS auf Zero-Trust-Sicherheit mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, sodass unbefugter Zugriff ausgeschlossen wird.
5. Remote-Zugriff und Flexibilität
Dank Cloud-Lösungen kann die Personalakte ortsunabhängig und auch im Homeoffice eingesehen werden.
Sundae OS bietet eine nahtlose Integration mit Single Sign-On (SSO) und mobilen Apps, sodass HR-Teams und Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf ihre Daten haben.
6. Automatisierung und Integration
Die digitale Personalakte lässt sich in bestehende HR-Software integrieren, zum Beispiel für Lohnabrechnungen, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement.
7. Nachhaltigkeit
Weniger Papierverbrauch bedeutet einen positiven Beitrag zur Umwelt.
Mit Sundae OS können Unternehmen zudem Papierdokumente automatisch digitalisieren und klassifizieren, um den Übergang zu einem papierlosen Büro zu erleichtern.
Welche Ablagesysteme gibt es für digitale Personalakten?
Unternehmen können je nach Bedarf verschiedene Ablagesysteme nutzen:
1. Lokale Speicherung
Die Akten werden auf internen Servern gespeichert.
Vorteil: Hohe Kontrolle über die Daten. Nachteil: Wartungs- und IT-Kosten.
2. Cloud-basierte Lösungen
Zugriff über das Internet – ideal für verteilte Teams.
Vorteil: Flexibilität und ortsunabhängiger Zugriff. Nachteil: Abhängigkeit vom Cloud-Anbieter.
Sundae OS bietet eine hybride Cloud-Lösung, die Unternehmen maximale Flexibilität und Sicherheit bietet. Sensible Daten können lokal gespeichert werden, während weniger kritische Dokumente in der Cloud abrufbar sind.
3. Hybride Lösungen
Kombination aus lokaler Speicherung und Cloud-Technologie.
Vorteil: Hohe Datensicherheit bei gleichzeitiger Flexibilität.
Fazit: Lohnt sich der Umstieg?
Ja. Die digitale Personalakte ist ein wichtiger Schritt in Richtung effizienter, sicherer und nachhaltiger HR-Prozesse. Unternehmen profitieren von Zeit- und Kostenersparnis, mehr Datensicherheit und besseren Workflows. Besonders in Zeiten von Remote-Arbeit und Fachkräftemangel ist die Digitalisierung im Personalwesen unverzichtbar.
Mit einer leistungsstarken Lösung wie Sundae OS können Unternehmen nicht nur ihre Personalakten digitalisieren, sondern ihre gesamten HR-Prozesse automatisieren und optimieren. Wer den Wechsel plant, sollte frühzeitig Dokumente bereinigen, Zugriffsrechte definieren und ein sicheres IT-System wählen, um den Übergang reibungslos zu gestalten.
