Dienstreise: Definition, Arbeitszeitregelungen und Kostenübernahme

Dienstreisen sind ein fester Bestandteil vieler Berufe und erfordern klare Regelungen. Doch wann genau liegt eine Dienstreise vor, welche Zeiten gelten als Arbeitszeit, und wer übernimmt die Kosten? In diesem Artikel erfahren Sie alles Wissenswerte rund um das Thema Dienstreise.

Was ist eine Dienstreise?

Eine Dienstreise liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin aus beruflichen Gründen einen anderen Arbeitsort als den gewöhnlichen Arbeitsplatz aufsucht. Die Dauer kann von wenigen Stunden bis zu mehreren Tagen reichen, und die Reise kann sowohl innerhalb Deutschlands als auch ins Ausland führen.

Typische Anlässe für eine Dienstreise sind Kundentermine, Meetings mit Geschäftspartnern oder Besprechungen mit Kolleginnen und Kollegen an anderen Standorten. Auch Messebesuche, Schulungen oder Weiterbildungen können eine Dienstreise begründen. Entscheidend ist, dass die Reise im Interesse des Unternehmens erfolgt und nicht nur zufällig mit der beruflichen Tätigkeit zusammenhängt.

Nicht jede Fahrt im Rahmen der Arbeit ist jedoch eine Dienstreise. Die tägliche Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsplatz gilt als normale Wegstrecke und nicht als Dienstreise. Auch kurze Strecken innerhalb der Stadtgrenzen, beispielsweise ein Termin bei einem Kunden in der Nähe, werden als Dienstgang und nicht als Dienstreise gewertet. Wer eine private Reise unternimmt und dabei berufliche Termine wahrnimmt, kann ebenfalls nicht von einer Dienstreise sprechen – hier wird nur der geschäftliche Anteil berücksichtigt.

Was gilt als Arbeitszeit auf einer Dienstreise?

Das Arbeitszeitgesetz legt fest, dass eine tägliche Arbeitszeit von acht Stunden nicht überschritten werden darf, in Ausnahmefällen sind bis zu zehn Stunden möglich. Doch wann genau zählt Reisezeit als Arbeitszeit?

• Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln während der Arbeitszeit sind grundsätzlich Arbeitszeit. Dies betrifft zum Beispiel Bahn- oder Flugreisen, wenn diese während der regulären Arbeitszeit stattfinden.

• Reisen mit dem Firmenwagen oder dem privaten Pkw gelten immer als Arbeitszeit, da der Arbeitnehmer aktiv an der Fahrt beteiligt ist.

• Anreisen außerhalb der regulären Arbeitszeit, etwa am Sonntagabend für einen Termin am Montag, sind nur dann Arbeitszeit, wenn der Arbeitgeber anordnet, dass während der Reise gearbeitet wird. Andernfalls gilt diese Zeit als Freizeit.

• Arbeit während der Reise, etwa das Beantworten von E-Mails oder das Vorbereiten einer Präsentation im Zug, wird unabhängig von der Tageszeit als Arbeitszeit gewertet.

• Vor-Ort-Termine, wie Meetings, Präsentationen oder Geschäftstreffen, zählen selbstverständlich zur Arbeitszeit.

Besonders bei mehrtägigen Dienstreisen ist es wichtig, die Arbeitszeitregelungen einzuhalten. Auch wenn eine Reise zusätzliche Zeit beansprucht, darf die gesetzliche Höchstarbeitszeit nicht überschritten werden.

Wer übernimmt die Kosten einer Dienstreise?

In der Regel übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für eine Dienstreise. Dazu muss die oder der Mitarbeitende eine Reisekostenabrechnung einreichen, die alle angefallenen Kosten mit Originalbelegen dokumentiert.

Zu den erstattungsfähigen Kosten gehören Fahrtkosten, die entweder durch Bahntickets, Flugtickets oder eine Kilometergeldpauschale für private Fahrzeuge abgedeckt werden. Derzeit beträgt diese Pauschale 30 Cent pro gefahrenem Kilometer. Auch Verpflegungskosten können erstattet werden. Hierfür gibt es eine sogenannte Verpflegungspauschale, die sich nach dem Bundesreisekostengesetz richtet und jährlich angepasst wird. Eine Erstattung ist jedoch erst möglich, wenn die Abwesenheit mindestens acht Stunden beträgt.

Die Übernachtungskosten werden in den meisten Fällen ebenfalls übernommen, sofern sie sich in einem angemessenen Rahmen bewegen. Viele Unternehmen haben hierfür interne Vorgaben, welche Hotels in welcher Preiskategorie gebucht werden dürfen. Eine Hotelrechnung ist erforderlich, da das Finanzamt keine pauschalen Übernachtungskosten akzeptiert. Zusätzlich fallen oft Reisenebenkosten an, wie Parkgebühren, Mautkosten oder Telefonkosten, die ebenfalls erstattungsfähig sind, sofern Belege vorliegen.

In vielen Fällen müssen Mitarbeitende die Kosten zunächst selbst auslegen und bekommen sie nachträglich erstattet. Einige Unternehmen stellen jedoch Dienstreisekreditkarten zur Verfügung, mit denen die Reisekosten direkt vom Unternehmen getragen werden.

Dienstreisen ins Ausland: Besondere Vorschriften

Geschäftsreisen ins Ausland erfordern zusätzliche Planung, da hier besondere Vorschriften gelten. Besonders wichtig ist die A1-Bescheinigung für Dienstreisen in EU-Länder. Diese Bescheinigung bestätigt, dass die Sozialversicherungspflicht weiterhin im Heimatland besteht. Wer ohne diese Bescheinigung reist, riskiert Bußgelder.

Je nach Reiseziel sind weitere Formalitäten zu beachten, beispielsweise Visa- oder Einreisebestimmungen. Für einige Länder sind zudem besondere Impfungen erforderlich. Um Probleme zu vermeiden, sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter frühzeitig über notwendige Schritte informieren.

Ein weiteres Thema ist die Versicherung. In einigen Ländern ist eine zusätzliche Reiseversicherung erforderlich, um im Krankheitsfall abgesichert zu sein. Unternehmen sollten hier klare Regelungen schaffen, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende im Notfall schnell Hilfe erhalten.

Steuerliche Absetzbarkeit von Dienstreisen

Wenn der Arbeitgeber nicht alle Kosten übernimmt, können Mitarbeitende die nicht erstatteten Beträge in der Steuererklärung geltend machen. Dies geschieht über die Anlage N der Steuererklärung.

Zu den absetzbaren Kosten gehören Fahrtkosten, die entweder pauschal mit 30 Cent pro Kilometer oder anhand nachgewiesener tatsächlicher Kosten angesetzt werden können. Auch die Verpflegungspauschale kann steuerlich geltend gemacht werden, sofern der Arbeitgeber sie nicht bereits erstattet hat. Übernachtungskosten und Reisenebenkosten sind ebenfalls abzugsfähig, sofern sie mit Belegen nachgewiesen werden.

Für Selbstständige und Unternehmer gelten andere Regelungen. Sie können Dienstreisekosten als Betriebsausgaben ansetzen und so ihre Steuerlast senken. Wichtig ist auch hier die vollständige Dokumentation der Kosten, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Pflichten des Arbeitgebers und Arbeitnehmers bei Dienstreisen

Arbeitgeber sind verpflichtet, die notwendigen Reisekosten zu erstatten und sicherzustellen, dass die gesetzlichen Arbeitszeitregelungen eingehalten werden. Zudem sollten sie klare Vorgaben zur Buchung von Hotels und Transportmitteln machen, um einheitliche Standards zu schaffen.

Arbeitnehmer wiederum sind verpflichtet, ihre Dienstreisen ordnungsgemäß zu dokumentieren und alle erforderlichen Belege einzureichen. Außerdem müssen sie sich an die internen Vorgaben zur Buchung von Hotels und Transportmitteln halten. Ein wichtiger Punkt ist auch die Nutzung von Vielfliegerprogrammen. Falls Flugtickets vom Arbeitgeber bezahlt wurden, müssen die gesammelten Bonusmeilen für dienstliche Zwecke verwendet werden und dürfen nicht privat eingelöst werden.

Fazit

Dienstreisen sind ein wichtiger Bestandteil vieler Berufe, bringen aber auch zahlreiche organisatorische und rechtliche Fragen mit sich. Während die grundlegende Definition einer Dienstreise relativ einfach ist, gibt es zahlreiche Detailregelungen, die beachtet werden müssen. Entscheidend ist insbesondere die Abgrenzung zwischen Arbeitszeit und Ruhezeit, da hierdurch die Vergütung beeinflusst wird. Auch die Erstattung von Reisekosten unterliegt klaren Vorgaben, die von Unternehmen und Arbeitnehmern gleichermaßen beachtet werden müssen.

Besonders bei internationalen Dienstreisen ist eine sorgfältige Planung erforderlich, um bürokratische Hürden und steuerliche Fallstricke zu vermeiden. Unternehmen sollten daher klare Richtlinien für Dienstreisen erstellen und ihre Mitarbeitenden über die geltenden Regelungen informieren. Wer sich frühzeitig mit den Vorgaben auseinandersetzt, kann nicht nur rechtliche Probleme vermeiden, sondern auch steuerliche Vorteile nutzen.