Abwesenheitskonto: Was es ist und wie es berechnet wird

Ein Abwesenheitskonto ist ein essenzielles Instrument in der Personalverwaltung, um Urlaubsansprüche, Krankheitstage und andere Abwesenheiten transparent und nachvollziehbar zu verwalten. Doch immer wieder entstehen Unstimmigkeiten, vor allem bei der Berechnung von Resturlaub und Übertrag aus dem Vorjahr. Oft liegt das Problem in der hinterlegten Zählregel, die festlegt, ob und wann nicht genommener Urlaub verfällt. In diesem Artikel beleuchten wir, was ein Abwesenheitskonto ist, wie es ausgewertet wird und wie die Berechnung funktioniert.

Was ist ein Abwesenheitskonto?

Ein Abwesenheitskonto dokumentiert die Anzahl der Tage, die ein Mitarbeitender aus verschiedenen Gründen nicht gearbeitet hat oder nicht arbeiten wird. Es umfasst unter anderem:

• Urlaubsansprüche (gesetzlicher und betrieblicher Urlaub)

• Resturlaub aus dem Vorjahr

• Krankheitsbedingte Abwesenheiten

• Sonderurlaub und Freistellungen

• Verfallregelungen für nicht genutzten Urlaub

Ein digitales Abwesenheitsmanagement, wie es zum Beispiel Sundae OS bietet, hilft dabei, diese Informationen automatisiert zu erfassen und korrekt darzustellen.

Auswertung des Abwesenheitskontos

In der Praxis entstehen häufig Unklarheiten, wenn sich der tatsächliche Resturlaub nicht mit den Erwartungen der Mitarbeitenden deckt. Gründe dafür sind meist:

1. Verfall des Resturlaubs:

   • Gesetzlich oder betrieblich kann festgelegt sein, dass nicht genommener Urlaub zum 31. März des Folgejahres verfällt.

   • Falls ein Teil des Urlaubs vor Ablauf dieser Frist genommen wird, bleibt nur der nicht genutzte Teil bestehen.

2. Eintritt im laufenden Jahr:

   • Wer erst während des Jahres ins Unternehmen eintritt, erhält seinen Jahresurlaub anteilig basierend auf den vollen gearbeiteten Monaten.

   • Beispiel: Wenn ein Mitarbeitender am 20. Februar beginnt, wird der Februar oft nicht voll gezählt.

3. Sonderfälle und Korrekturen:

   • Manchmal entstehen negative Urlaubssalden, wenn im Vorjahr zu viele Tage übernommen wurden oder eine bestimmte Verfallregel greift.

Beispiel für die Berechnung des Abwesenheitskontos

Drei Mitarbeitende haben unterschiedliche Voraussetzungen bezüglich ihres Urlaubsanspruchs:

Erklärung der Berechnung:

• Mitarbeiter D: Der Resturlaub aus dem Vorjahr wurde mit 8 Tagen übernommen, davon wurden aber nur 4 Tage bis zum Stichtag 31.03. genommen. Die restlichen 4 Tage verfallen, sodass mit dem regulären Jahresanspruch von 30 Tagen am Ende ein Rest von 4 Tagen bleibt.

• Mitarbeiter E: Der Eintritt erfolgte am 20. Februar, weshalb der Urlaubsanspruch anteilig berechnet wurde:

  • 28 Urlaubstage / 12 Monate = 2,33 Tage pro Monat

  • 2,33 x 10,5 Monate = 24,5 Tage, auf 24 Tage abgerundet

  • Von den 24 Tagen wurden 20 genommen, sodass ein Rest von 8 Tagen bleibt.

• Mitarbeiter F: Hatte 12 Tage Resturlaub aus dem Vorjahr, von denen allerdings 5 Tage zum 31.03. verfallen sind. Dadurch wurden insgesamt 45 Tage Urlaub genommen, wodurch ein negativer Saldo von -1 Tag entsteht.

Berechnung des Abwesenheitskontos

Die Berechnung des Abwesenheitskontos erfolgt nach festen Regeln, die sich aus gesetzlichen Vorgaben und betrieblichen Vereinbarungen ableiten. Die wichtigsten Faktoren sind:

1. Verfallregelungen für Resturlaub

• Gesetzlich: Resturlaub muss in der Regel bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden, es sei denn, der Mitarbeitende konnte ihn aus betrieblichen oder gesundheitlichen Gründen nicht nehmen.

• Betrieblich: Manche Unternehmen ermöglichen eine Übertragung ohne Verfallsfrist, insbesondere für langjährige Mitarbeitende.

2. Urlaubsanspruch bei Eintritt im laufenden Jahr

• Der Anspruch wird anteilig berechnet:

  • Jahresurlaub ÷ 12 Monate × gearbeitete Monate

• Bruchteile werden je nach Regelung auf- oder abgerundet.

3. Negative Urlaubssalden

• Entstehen, wenn mehr Urlaub genommen wird, als tatsächlich zusteht.

• Häufige Ursache: Resturlaub verfällt, bevor er genommen wurde.

4. Berechnung für Schwerbehinderte & Sonderfälle

• Mitarbeitende mit Schwerbehinderung haben oft Anspruch auf zusätzliche Urlaubstage.

• Sonderregelungen für bestimmte Berufsgruppen (z. B. Schichtarbeit) können eine abweichende Berechnung erfordern.

Digitale Lösungen für ein transparentes Abwesenheitskonto

Moderne HR-Softwarelösungen wie Sundae OS vereinfachen das Abwesenheitsmanagement, indem sie:

• Urlaubsansprüche automatisch berechnen und Verfallregelungen hinterlegen

• Anträge für Urlaub und Krankheit digital verwalten

• Live-Auswertungen zu Resturlaub und Fehlzeiten ermöglichen

• Fehlerminimierung durch klare Berechnungsregeln gewährleisten

Durch den Einsatz eines digitalen Abwesenheitskontos wird nicht nur der Verwaltungsaufwand minimiert, sondern auch eine höhere Transparenz für Mitarbeitende und Manager geschaffen.

Fazit

Das Abwesenheitskonto ist ein wichtiger Bestandteil der Personalverwaltung, um Urlaub, Krankheitstage und andere Abwesenheiten korrekt zu erfassen. Häufige Missverständnisse entstehen durch Verfallregelungen, anteilige Berechnung bei Eintritt im laufenden Jahr oder unklare Zählregeln.

Eine digitale Lösung wie Sundae OS kann Abwesenheiten effizient verwalten, transparente Berechnungen ermöglichen und so die Planungssicherheit für Unternehmen und Mitarbeitende erhöhen.

Unternehmen sollten ihre Urlaubsregelungen klar kommunizieren und in einem digitalen System hinterlegen, um Unsicherheiten zu vermeiden.