Automatische Schichtvorschläge: Ein Schritt in Richtung KI-gestütztes Restaurantmanagement

Die Planung von Schichten in der Gastronomie ist oft eine komplexe Aufgabe. Wer arbeitet wann? Wer hat welche Qualifikationen? Wie lassen sich Personalkosten optimieren, ohne die Servicequalität zu beeinträchtigen? Manuell erstellte Dienstpläne sind fehleranfällig und zeitaufwendig – und gerade in dynamischen Branchen wie der Gastronomie kann eine flexible, datengestützte Schichtplanung entscheidende Vorteile bringen.

Moderne Systeme nutzen deshalb automatische Schichtvorschläge, um den Planungsprozess zu erleichtern. Diese basieren auf festen Regeln, historischen Daten und – zunehmend – künstlicher Intelligenz (KI). Die Idee: Das System schlägt die bestmöglichen Schichten automatisch vor, während der Manager nur noch überprüft und anpasst.

Wie funktionieren automatische Schichtvorschläge?

Digitale Schichtplanungssysteme nutzen verschiedene Datenquellen, um Schichten optimal zuzuweisen:

• Mitarbeiterverfügbarkeiten: Wer kann an welchem Tag arbeiten?

• Qualifikationen: Welche Mitarbeiter*innen sind für bestimmte Positionen geeignet?

• Arbeitszeitregeln: Maximale Stunden pro Woche, Ruhezeiten, gesetzliche Vorgaben

• Personalkosten: Berechnung der Lohnkosten in Echtzeit

• Betriebsbedarf: Prognosen auf Basis von Umsatz, Buchungen oder Wetterdaten

Anhand dieser Parameter generiert das System Vorschläge für die Dienstpläne – entweder als vollständig ausgearbeitete Pläne oder als Unterstützung für Manager. In einigen Systemen lassen sich Schichtvorschläge per Drag & Drop anpassen, bevor sie final freigegeben werden.

Welche Vorteile bringt KI-gestützte Schichtplanung?

1. Zeitersparnis und weniger Fehler

Traditionelle Schichtplanung kann Stunden dauern – gerade wenn kurzfristige Änderungen anstehen. Automatische Vorschläge reduzieren den Planungsaufwand erheblich. Statt jede Schicht manuell zuzuweisen, genügt oft ein Klick, um einen optimierten Plan zu erhalten. Zudem verringern intelligente Systeme Fehler wie doppelte Buchungen oder Verstöße gegen Arbeitszeitgesetze.

2. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Mitarbeitende wünschen sich Flexibilität – doch oft werden Verfügbarkeiten nicht berücksichtigt oder Schichtwünsche gehen unter. Moderne Systeme berücksichtigen automatisch Präferenzen und Verfügbarkeiten, sodass es weniger Unzufriedenheit oder spontane Absagen gibt.

3. Bessere Kostenkontrolle

Lohnkosten sind einer der größten Kostenfaktoren in der Gastronomie. KI-gestützte Planung kann helfen, Personalkosten zu optimieren, indem z. B. teure Überstunden vermieden oder Schichten passend zur erwarteten Gästezahl besetzt werden.

4. Anpassungsfähigkeit bei unerwarteten Änderungen

Spontane Krankmeldungen oder unerwartet hohe Gästezahlen? Intelligente Schichtplaner können schnell alternative Besetzungen vorschlagen, sodass das Restaurant reibungslos weiterläuft.

Sundae OS: Automatische Schichtplanung für die Gastronomie

Eine intelligente Schichtplanung funktioniert nur mit den richtigen Tools. Sundae OS bietet eine automatisierte Schichtvorschlagsfunktion, die Gastronom*innen dabei hilft, ihren Personalbedarf effizient zu decken. Dabei nutzt das System:

• Mitarbeiterverfügbarkeiten & Qualifikationen, um passende Personen vorzuschlagen

• Schichtwiederholungen & Muster, um wiederkehrende Pläne schnell zu generieren

• Live-Personalkostenberechnung, um Budgetüberschreitungen zu vermeiden 

• Schichttausch-Optionen, sodass Mitarbeitende ihre Einsätze flexibel anpassen können

Mit diesen Funktionen wird die Schichtplanung nicht nur schneller, sondern auch transparenter und flexibler – ein entscheidender Schritt hin zu einem KI-gestützten Restaurantmanagement.

Fazit: Automatische Schichtplanung ist die Zukunft

Manuelle Schichtplanung kostet Zeit und ist anfällig für Fehler. Digitale Systeme mit automatischen Schichtvorschlägen helfen dabei, die richtige Anzahl an Mitarbeitenden zur richtigen Zeit einzuplanen – unter Berücksichtigung von Kosten, Verfügbarkeiten und Betriebsbedarf.

Mit zunehmendem Einsatz von KI und maschinellem Lernen wird die Schichtplanung in Zukunft noch intelligenter: Systeme könnten automatisch Prognosen über Gästeaufkommen erstellen, individuelle Schichtmuster optimieren und sogar proaktiv Schichtanfragen stellen. Gastronomiebetriebe, die heute auf digitale Schichtplanung setzen, legen also bereits den Grundstein für ein effizienteres und zukunftssicheres Personalmanagement.