Donnerstag, 6. März 2025
Die drei Phasen des Onboardings: Der Weg zu einer erfolgreichen Mitarbeitereinführung
Ein gut strukturierter Onboarding-Prozess ist entscheidend, um neue Mitarbeitende effektiv in ein Unternehmen zu integrieren. Von der Vertragsunterzeichnung bis zum Ende der Probezeit gliedert sich das Onboarding in drei Phasen: Preboarding, Orientierung und Integration. Jede Phase hat spezifische Ziele und Aufgaben, die den Einstieg erleichtern und die langfristige Bindung der neuen Kolleg:innen fördern. Die Sundae OS Software unterstützt Arbeitgeber:innen in allen Phasen des Onboardings, um die Integration von neuen Mitarbeitenden so schnell und einfach wie möglich zu machen.
1. Phase des Onboardings: Preboarding – Der Start vor dem ersten Arbeitstag
Die Preboarding-Phase beginnt mit der Vertragsunterzeichnung und endet mit dem ersten Arbeitstag. Sie legt den Grundstein für eine positive Candidate Experience und zeigt, dass das Unternehmen professionell und engagiert ist.
Ziele der Preboarding-Phase:
Sicherstellen, dass alle organisatorischen und administrativen Aufgaben abgeschlossen sind.
Schaffung eines positiven ersten Eindrucks und frühzeitige Bindung an das Unternehmen.
Wichtige Maßnahmen:
Bereitstellung von Informationen: Senden Sie Unternehmensleitbild, Organigramm, Einarbeitungsplan und eine Begrüßungsmappe mit relevanten Informationen. Über digitale Tools wie Sundae OS wird dies beschleunigt, da Arbeitnehmer:innen diese Informationen über ihren Zugang einsehen können.
Einrichtung des Arbeitsplatzes: Stellen Sie sicher, dass Schreibtisch, Arbeitsmittel, IT-Zugänge und E-Mail-Konten eingerichtet sind.
Benennung eines Ansprechpartners: Ernennen Sie eine Patin oder einen Paten, der Fragen beantworten und Unterstützung bieten kann.
Organisatorische Vorbereitung: Sammeln Sie notwendige Unterlagen (z. B. Sozialversicherungsnachweis) und planen Sie Schulungen. Dieser Prozess kann ebenfalls durch Sundae OS beschleunigt werden, da neue Mitarbeiter:innen dort alle wichtigen Dokumente hochladen und speichern können.
Persönliche Begrüßung: Versenden Sie ein Willkommensschreiben und laden Sie neue Mitarbeitende zu Firmenveranstaltungen oder Schulungen vor Arbeitsbeginn ein.
2. Phase des Onboardings: Orientierung – Die ersten Wochen im Unternehmen
Die Orientierungsphase umfasst die Zeit vom ersten Arbeitstag bis ungefähr zum dritten Monat. In dieser Zeit sollen neue Mitarbeitende ihre Aufgaben verstehen, das Unternehmen kennenlernen und sich sozial integrieren.
Ziele der Orientierungsphase:
Einführung in die Rolle, die Arbeitsabläufe und die Unternehmenskultur.
Aufbau von sozialen Kontakten im Team.
Wichtige Maßnahmen:
Willkommenskultur etablieren: Begrüßung durch das Team, Überreichen eines Willkommenspakets und Vorstellung bei den Kolleg:innen.
Einführung in die Aufgaben: Stellenbeschreibung, Leitfäden und erste Aufgaben erläutern. Sundae OS bietet hierfür, durch ein integriertes Trainingsprogramm mit Stufensystem, die optimale digitale Unterstützung.
Feedbackgespräche: Klärung gegenseitiger Erwartungen und regelmäßige Updates mit der Führungskraft.
Orientierung im Unternehmen: Rundgang durch die Räumlichkeiten, Einführung in Sicherheitsvorschriften und Vorstellung der Arbeitsprozesse.
Teambuilding: Gemeinsame Mittagessen oder kleine Team-Events erleichtern die soziale Integration.
3. Phase des Onboardings: Integration – Ankommen und Mitgestalten
Die Integrationsphase dauert vom dritten bis zum zwölften Monat. In dieser Zeit sollten neue Mitarbeitende zunehmend selbstständig arbeiten und sich aktiv in Projekte und das Team einbringen.
Ziele der Integrationsphase:
Vollständige Eingliederung in das Unternehmen.
Förderung der Eigeninitiative und Weiterbildung.
Wichtige Maßnahmen:
Workshops und Schulungen: Angebote zur Vertiefung von Wissen und zur Entwicklung neuer Kompetenzen.
Netzwerk aufbauen: Mitarbeit in Projekten und Arbeitsgruppen sowie Teilnahme an Unternehmensveranstaltungen. Hierbei unterstützt Sundae OS die einfache und schnelle Vernetzung der Mitarbeiter zur Schicht- und Terminplanung.
Teambuilding intensivieren: Betriebsausflüge oder gemeinsame Aktivitäten stärken den Zusammenhalt.
Fortlaufendes Feedback: Regelmäßige Gespräche mit der Führungskraft helfen, Ziele und Fortschritte zu reflektieren.
Strategische Einführung: Vermittlung der Unternehmensziele und der strategischen Ausrichtung, um das „große Ganze“ zu verstehen.
Checkliste: 10 Dinge für ein erfolgreiches Onboarding
Bereitstellung eines vollständigen Arbeitsplatzes: Schreibtisch, IT-Ausrüstung, Zugangsdaten und Materialien müssen am ersten Tag bereitstehen.
Klare Ansprechpartner: Ernennen Sie eine Patin oder einen Paten, um Fragen zu klären und den Einstieg zu erleichtern.
Kommunikation der Unternehmenskultur: Vermitteln Sie Werte, Visionen und das „Warum“ hinter der Unternehmensmission.
Erstellung eines individuellen Einarbeitungsplans: Planen Sie erste Aufgaben und Ziele klar und strukturiert.
Frühzeitige Information: Senden Sie vorab eine Begrüßungsmappe mit relevanten Informationen.
Willkommenskultur etablieren: Gestalten Sie den ersten Arbeitstag besonders, z. B. mit einem Rundgang und einem gemeinsamen Mittagessen.
Regelmäßige Feedbackgespräche: Klären Sie gegenseitige Erwartungen und besprechen Sie Fortschritte.
Soziale Integration fördern: Organisieren Sie Teamevents oder Buddy-Programme, um Kontakte zu fördern.
Schulungen frühzeitig planen: Organisieren Sie alle notwendigen Weiterbildungen, um Wissen und Fähigkeiten schnell aufzubauen.
Kontinuierliche Optimierung: Holen Sie regelmäßig Feedback ein, um den Onboarding-Prozess zu verbessern.
Fazit
Ein gut durchdachter Onboarding-Prozess, der die Phasen Preboarding, Orientierung und Integration umfasst, ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Mitarbeitereinführung. Mit klaren Strukturen, gezielter Kommunikation und einer ausgeprägten Willkommenskultur sorgen Sie dafür, dass neue Kolleg:innen sich schnell wohlfühlen, produktiv arbeiten und langfristig bleiben. Eine durchdachte Checkliste hilft dabei, keinen Schritt zu übersehen und das Onboarding effektiv und nachhaltig zu gestalten. Besonders gut unterstützt wird dieser Vorgang außerdem durch digitale Tools wie Sundae OS.
