Mitarbeiter Onboarding

Freitag, 6. Juni 2025

Mitarbeiter-Onboarding: Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Mitarbeitereinführung

Was ist Mitarbeiter-Onboarding?

Mitarbeiter-Onboarding ist der strukturierte Prozess der Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeitender in ein Unternehmen. Der Begriff stammt aus dem Englischen und bedeutet „an Bord holen“. Ziel ist es, dass neue Teammitglieder schnell produktiv werden, sich fachlich und sozial sicher fühlen, sowie die Unternehmenskultur verstehen und verinnerlichen. 

Ein gelungener Onboarding-Prozess steigert die Motivation, Loyalität und Produktivität neuer Mitarbeitender und reduziert die Fluktuation – insbesondere während der Probezeit. Eine mangelhafte Einführung hingegen kann nicht nur Frust und Ineffizienz verursachen, sondern auch hohe Kosten durch Frühfluktuation mit sich bringen.

Es liegt im Interesse eines jeden Arbeitgebers, dass dieser Prozess so reibungslos wie möglich verläuft. Ein digitales Onboarding-Tool wie Sundae OS kann mit seinen vielseitigen und effizienten Anwendungen dabei helfen, Vorgänge zu beschleunigen und somit das Onboarding einfacher zu gestalten. 

Die drei Phasen des Onboardings

1. Vorbereitung

Der Prozess beginnt bereits mit der Vertragsunterschrift. In dieser Phase geht es darum, alles Nötige vorzubereiten, damit neue Mitarbeitende einen reibungslosen Start haben. Dazu gehören:

  • Bereitstellung von Arbeitsmaterialien wie PC, Software, Zutrittskarten und Mitarbeiterausweisen.

  • Anlegen der Personalakte und Datenbereitstellung für die Lohnbuchhaltung.

  • Erstellung eines individuellen Einarbeitungsplans, der die ersten Wochen strukturiert.

  • Kommunikation von Erwartungen und Ansprechpartnern.

2. Orientierung

Sobald der erste Arbeitstag beginnt, steht die Orientierung im Mittelpunkt. Diese Phase zielt darauf ab, neue Mitarbeitende mit ihrer Rolle, dem Team und den Unternehmensprozessen vertraut zu machen:

  • Einführung in das Team und relevante Abteilungen.

  • Schulung in spezifischen Aufgaben und Prozessen.

  • Erläuterung der Unternehmenskultur, Werte und Ziele.

  • Regelmäßige Gespräche mit der Führungskraft, um Erwartungen und erste Eindrücke zu besprechen.

3. Integration

Die langfristige Integration ist entscheidend, damit neue Mitarbeitende vollständig im Unternehmen ankommen und langfristig bleiben:

  • Förderung von sozialen Kontakten durch Teamevents oder gemeinsame Mittagessen.

  • Unterstützung beim Aufbau eines Netzwerks innerhalb des Unternehmens.

  • Regelmäßige Feedbackgespräche, um den Einarbeitungsprozess kontinuierlich zu optimieren.

Die vier Dimensionen des Onboardings

  1. Formelles Onboarding:

Einpflegung der Stammdaten und anderer wichtiger Dokumente, um eine schnelle Anmeldung und Aufnahme ins Team zu ermöglichen. Dies stellt eine grundlegende Voraussetzung für den Start bei einem neuen Arbeitgeber dar. Eine Onboarding Software wie Sundae OS erleichtert und beschleunigt diesen Prozess sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer.

  1. Fachliches Onboarding:
    Vermittlung der notwendigen Kenntnisse und Prozesse, sodass neue Mitarbeitende sicher und produktiv arbeiten können. Es wird darauf geachtet, dass die Aufgaben den Fähigkeiten der Mitarbeitenden entsprechen – weder Über- noch Unterforderung ist zielführend.

  2. Soziales Onboarding:
    Integration
    ins Team durch soziale Aktivitäten und informellen Austausch. Dies fördert das Zugehörigkeitsgefühl und erleichtert den Aufbau eines beruflichen Netzwerks.

  3. Kulturelles Onboarding:
    Neue Mitarbeitende sollen die Werte und Ziele des Unternehmens verstehen und sich mit ihnen identifizieren. Eine klare Kommunikation des „Warum“ hinter der Unternehmensvision hilft dabei, das große Ganze zu sehen und den eigenen Beitrag wertzuschätzen.

Mit Sundae OS wird die Organisation all dieser Onboarding-Dimensionen in einem Programm gebündelt. Vielseitige Funktionen wie zum Beispiel Dokument-Uploads, Erfassung von Trainingsstufen und Terminorganisation erleichtern den Einstieg in ein neues Arbeitsumfeld und die flüssige Einpflegung von neuen Mitarbeitenden in ein Arbeitsteam.

Erfolgsfaktoren für ein gelungenes Onboarding

Ein reibungsloses Onboarding erfordert eine gute Planung und klare Verantwortlichkeiten. Die wichtigsten Erfolgsfaktoren sind:

  • Standardisierte Prozesse: Erstellen Sie Checklisten und Einarbeitungspläne, die flexibel an Abteilungsbedürfnisse angepasst werden können.

  • Frühzeitige Vorbereitung: Stellen Sie sicher, dass alle Arbeitsmittel und organisatorischen Grundlagen vor dem ersten Arbeitstag bereitstehen.

  • Klare Ansprechpartner: Benennen Sie Ansprechpersonen für fachliche und soziale Fragen, z. B. in Form eines Buddy-Programms.

  • Regelmäßiges Feedback: Evaluieren Sie den Onboarding-Prozess durch Gespräche mit neuen Mitarbeitenden und optimieren Sie ihn kontinuierlich.

Digitales und Remote-Onboarding

Der Einsatz von HR-Software ermöglicht es, administrative Aufgaben wie die Bereitstellung von Unterlagen oder Schulungen zu automatisieren. Digitale Tools erleichtern außerdem das Remote-Onboarding, das insbesondere für hybride oder vollständig remote arbeitende Teams unverzichtbar ist. Dabei erhalten Mitarbeitende die notwendige Hardware per Post und absolvieren Trainings virtuell. Auch bei persönlichen Onboarding Prozessen können digitale Tools eine große Hilfe sein. Mit Sundae OS ist es beispielsweise möglich, durch verschiedene Trainingsstufen und ein Punktesystem, die Entwicklung Angestellter spielerisch und trotzdem transparent zu prüfen. Die Vernetzung und Schichtplanung gemeinsam mit anderen Mitarbeitenden wird durch ein einfaches Anfrage-System beschleunigt. 

Warum ist Onboarding so wichtig?

Ein professioneller Onboarding-Prozess ist nicht nur ein Invest in die Zufriedenheit und Bindung neuer Mitarbeitender, sondern stärkt auch das Employer Branding. Eine positive Erfahrung in der Einarbeitungsphase sorgt dafür, dass das Unternehmen nicht nur für aktuelle, sondern auch für potenzielle Talente attraktiv bleibt.

Unternehmen, die in Onboarding investieren, profitieren von motivierten Mitarbeitenden, höherer Produktivität und einer langfristigen Zusammenarbeit – ein klarer Wettbewerbsvorteil in Zeiten des Fachkräftemangels.

Fazit: Warum ein professionelles Onboarding unverzichtbar ist

Ein durchdachter Onboarding-Prozess ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Mitarbeitereinführung. Durch die Kombination von fachlicher, sozialer und kultureller Integration fühlen sich neue Mitarbeitende schnell willkommen und sicher in ihrer Rolle. Eine klare Vorbereitung, strukturierte Abläufe und regelmäßiges Feedback sorgen dafür, dass sie produktiv arbeiten und langfristig im Unternehmen bleiben.

Mit der Unterstützung von digitalen Tools lässt sich Onboarding effizient und flexibel gestalten – ob vor Ort oder remote. Unternehmen, die Onboarding als strategisches Instrument nutzen, profitieren von motivierten Mitarbeitenden, einer stärkeren Bindung und einem positiven Employer Branding. Kurzum: Ein gelungenes Onboarding ist eine Investition, die sich für alle Seiten auszahlt.